交通・運輸業などでは、業務に使用する車両の存在が欠かせません。また、事業内容や規模によっては多くの車両を有する企業もあります。
そこで話題になるのが保有する社用車の管理です。社用車の数が多ければ多いほど管理は煩雑になります。
一方で、社用車の数が少ないからといって管理が楽であるとは限りません。
そのため、社用車をシステムで一元管理したいと考えている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、車両管理システムとはどのようなものか、また導入前における社内での検討事項などについて解説していきます。
これから車両管理システムの導入を考えている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
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目次
車両管理システムとは？
車両管理システムは、企業や組織が保有する車両の運用を効率化するためのシステムです。
このシステムは、車両の運行データや保守履歴、ドライバーの行動などの情報を収集・分析し、組織の運用計画を最適化します。
例えば、車両の利用状況を把握することで、無駄な車両の保有を減らし、コスト削減に貢献できる可能性があります。
また、運転データの分析により、安全運転の促進や事故の防止につながる可能性もあるでしょう。
従業員の働き方改革にも影響を与え、効率的な業務遂行を支援します。
さらに、道路交通法などの法令遵守にも寄与し、社内においては安全運転管理者の業務サポートにもなるでしょう。
総じて、車両管理システムは組織の車両資産を最適化し、安全性や効率性を向上させる重要な役割を果たします。
安全運転管理者については以下の記事にて解説しております。
車両管理システムを導入するメリット
車両管理システムを導入すると、車両を運行するドライバーに加え、社内の車両管理担当にもメリットがあります。
ここでは車両管理システムを導入するメリットを解説しますので、導入を検討している場合はぜひ参考にしてください。
交通事故防止につながる
車両管理システムの導入により、ドライバーの運転行動や車両の状態をリアルタイムでモニタリングすることで、交通事故発生の予防につながります。
運転時の急加速や急ブレーキ、急ハンドルなどの違反行動を検知して警告を発するシステムや、車両の点検やメンテナンス履歴を管理する機能が事故防止に貢献します。
また、事故発生時には交通事故の状況を確認し、事後対応や再発防止策の策定に役立ちます。
もちろん、常に安全運転を心がけ、違反や事故を起こさないことが重要です。
車両管理システムを通じて走行中のドライバーに安全運転の意識づけができるため、交通事故防止につながります。
業務効率の向上が期待できる
車両管理システムは、車両の位置情報や走行履歴、燃料消費量などのデータをリアルタイムで管理・分析が可能です。
これにより、適切な運行ルートの設定や燃費の最適化、ドライバーの効率的なスケジュール管理が可能となり、業務効率の向上が期待できます。
また、データの一元化により無駄や手間を省き、車両管理者の工数削減も見込めるでしょう。
管理や分析などの業務は、社用車の台数が増えるほど、その他の業務を圧迫してしまいます。
車両管理システムの導入により、事故防止だけでなく、業務の効率改善にも期待ができます。
従業員の働き方改革になり得る
車両管理システムを導入することで、ドライバーの労働時間や運行スケジュールを効率的に管理できるため、従業員の働き方改革につながります。
例えば、車両管理システムを通じてドライバー自身が意識的に適切な休息時間を確保し、長時間運転の防止に対する意識づけがされるため、労働環境の改善につながります。
労働環境が改善されれば、就業後の時間を有効活用できるため、従業員の健康やワークライフバランスの向上も期待できるでしょう。
現在、さまざまな業界で働き方改革が求められており、実現に向けた取り組みが進められています。
車両管理システムの導入が働き方改革になり得るのであれば、企業にとっても大きなメリットになるのではないでしょうか。
法令遵守につながる
車両管理システムの活用は、ドライバーの運行記録や点検・メンテナンス履歴の管理が容易になり、交通法規や労働基準法などの法令を遵守しやすくなります。
運行管理をされているドライバー自身も、交通事故防止や業務効率化、働き方改革に加え法令遵守など、車両管理システムの導入目的を理解することで安全運転への意識が高まるでしょう。
また、事故発生時には法的責任を果たすための証拠となるデータを確保できるため、トラブルの回避にも役立ちます。
しかし、忘れてはならないことは、普段から安全運転に努め、法令を遵守して事故を起こさないための取り組みもおこなう必要があります。
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車両管理システムを導入する注意点
車両管理システムの導入にはメリットが多くありますが、注意点もいくつか存在します。
たしかに、業務の効率化や働き方改革につながる点は大きなメリットといえるでしょう。
しかし、注意点についてもしっかり検討を重ねた上で、導入の計画を立てるようにしてください。
以下にて車両管理システム導入のデメリットを解説します。
導入に一定の費用が発生する
車両管理システムを導入するには、システムの購入費用や導入に伴う設定やカスタマイズにより一定の費用がかかる場合があります。
また、導入後も定期的なシステムのメンテナンスやアップデートに費用がかかる場合があります。
これらの費用は企業にとって負担となるため、適切なシステム選定と効果的な活用により、費用対効果を高めることが重要です。
車両管理システムの導入に際しては、従業員にシステムの存在や目的を十分に周知徹底する必要があります。
従業員が新しいシステムへの切り替えに抵抗感を持つほか、操作が苦手な従業員から不安の声が聞こえてくる場合があります。
そのため、システムのメリットや安全性を明確に伝えつつ、導入の際はシステムの利用方法に関するマニュアルや説明会を設けるなどし、従業員の理解と協力を得なければなりません。
車両管理システムを導入する場合は、しっかり時間をかけて導入を検討し、どのように社内で理解を得るのか決めておくと良いでしょう。
管理される従業員の抵抗感
車両管理システムの導入により、従業員は自身の行動や運転が監視されていると感じる場合があります。
これによって、従業員のモチベーションやワークスタイルに影響が出る可能性があります。
従業員のストレスや不満が生じないよう、導入前に適切なコミュニケーションや導入目的の説明などを行うことが重要です。
車両管理システムの選び方
車両管理システムといっても、種類がいくつか存在します。
そのため、自社に適したシステムを選択しなければなりません。
ここでは車両管理システムの選び方について解説します。
システムの機能面を比較する
車両管理システムの選択では、各システムの機能面を比較することが重要です。
機能面で比較する際には、主に以下の点に注目します。
- 車両の位置追跡機能
- ドライバーの運行記録管理機能
- メンテナンス管理機能
- 勤怠管理機能
- アラート機能の種類と設定の柔軟性
- レポート機能の充実度
これらの機能を比較し、自社のニーズにもっとも適した機能を持つシステムを選択します。
導入にかかる費用で比較する
車両管理システムを導入するには、初期費用や月額費用を考慮しなければなりません。
初期費用にはシステムの導入費用やデバイスの購入費用が含まれます。
一方で、月額費用にはシステムの利用料やサポート料が含まれます。
また、費用面を比較する際は、短期的なコストだけでなく、長期的なコストも考慮して総合的な費用対効果を検討してください。
使用するデバイスで比較する
車両管理システムには、さまざまな種類のデバイスが採用されています。
代表的なデバイスは、GPSトラッカーや車載端末などです。
デバイスによっては位置情報の精度や機能の利便性が異なります。
そのほかにも、システム自体の性能もデバイスによって違いがあるため、自社のニーズに合ったデバイスを選択することが重要です。
車両管理システム導入前の検討事項
車両管理システムは、導入前に社内でしっかり検討を重ねることが導入による効果を呼びます。
裏を返せば、勢いのままに導入を進めてしまうと期待していた効果が得られない可能性もあるということです。
ここでは、導入前に社内で検討すべき事項を解説します。
導入から運用までのサポート体制があるか
車両管理システムの導入後も、運用やトラブル時のサポートが必要です。
運用に関するサポート体制の充実度や問題発生時の対応は、システムの運用を社内で定着させ、長期的に使いこなしていくために重要です。
導入時だけでなく継続的なサポート体制があるかどうかもチェックしましょう。
安全運転に対する社内教育の体制が整っているか
車両管理システムは安全運転の推進に役立ちますが、社内教育の体制が整っているかも重要です。
従業員への運転マナーや安全意識の啓発、システムの正しい利用方法のトレーニングなど、適切な教育プログラムがあることで、システムの効果を最大限に引き出すことができます。
まとめ：車両管理システムを導入するなら安全運転への意識づけも考慮しよう
業務の効率化を図るためには、車両管理システムの導入は非常に頼もしい選択肢の一つになります。
一方で、ただシステムを導入すれば良い訳ではありません。
車両管理システムを導入するにあたって、社内で検討を重ねるようにしてください。
また、大前提として社用車を運転する従業員は安全運転に努めなければなりません。
企業の担当者としては安全運転への意識づけも大きな役割の一つです。
車両管理システムの導入も重要ですが、同時に社内での安全運転に関する教育制度の確立にも目を向けてみてください。
もし、社内での安全運転に関する教育制度にお困りの場合は「JAF交通安全トレーニング」までお問い合わせください。
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