「社用車をどう管理すればいいのか」「従業員にルールを守ってもらうにはどうすればいいのか」と、お悩みではありませんか。
社用車は業務の効率化やスムーズな移動手段として欠かせません。
しかし、適切な管理がおこなわれないと、思わぬリスクやコスト増加の原因になります。
本記事では社用車使用規程の目的や重要性、具体的な策定内容、さらに運用の際の注意点までを詳しく解説します。
交通事故や法的トラブルを未然に防ぎつつ、従業員のモラル向上と業務効率化にお役立てください。
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目次
社用車の使用規程の目的と重要性
社用車の適切な管理と安全運転の徹底のためには、明確な使用規程が不可欠です。
以下では、規程の基本的な考え方と意義について解説します。
社用車の使用規程とは
社用車の使用規程とは、企業が所有・管理する車両の使用について定めた社内ルールです。
車両の使用目的や安全管理、事故対応など、運用に関する基本的なルールなどを明文化します。
従業員が安全に社用車を利用するための指針となるだけでなく、企業の資産である車両を適切に管理・運用するための重要な基準です。
また、社用車の使用規程は『車両管理規程』にまとめられ、社用車のみならず業務で使用される車両全般に適用されます。
規程を策定する目的
規程策定の主な目的は、事故リスクの軽減と効率的な運用です。
適切なアルコールチェックなどのドライバーの状態確認や利用状況の把握により、安全運転を促進し事故のリスクを減らせます。
また、万が一事故が発生した場合にも、規程に沿って適切な対応が取れるため、大きなトラブルに発展する可能性も抑えられるでしょう。
規程は、企業活動の安全性と信頼性を高めるための重要な手段です。
規程の重要性
規程は、従業員や道路利用者の安全を守るために重要ですが、企業のリスク回避にも役立ちます。
なぜなら『民法第七百十五条』により、従業員が業務中に起こした事故について、企業も損害賠償責任を負う可能性があるからです。
ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。
引用：民法第七百十五条
また『道路交通法第七十四条の三』では、一定数以上の車両を使用する場合、安全運転管理者の選任が義務付けられています。
自動車の使用者（道路運送法の規定による自動車運送事業者（貨物自動車運送事業法（平成元年法律第八十三号）の規定による貨物軽自動車運送事業を経営する者を除く。以下同じ。）、貨物利用運送事業法の規定による第二種貨物利用運送事業を経営する者及び道路運送法第七十九条の規定による登録を受けた者を除く。以下この条において同じ。）は、内閣府令で定める台数以上の自動車の使用の本拠ごとに、年齢、自動車の運転の管理の経験その他について内閣府令で定める要件を備える者のうちから、次項の業務を行う者として、安全運転管理者を選任しなければならない。
引用：道路交通法第七十四条の三
社用車の使用規程に策定すべき内容
社用車の安全な運用と適切な管理のため、以下の項目を規程に含める必要があります。
それぞれの項目について、詳しく解説します。
安全運転管理者の選任
以下のどちらかの場合、全運転管理者の選任が法的義務となっています。
- 乗車定員11人以上の自動車を1台以上使用している
- その他の自動車を5台以上使用している
安全運転管理者の主な役割は、ドライバーに対する安全運転指導や飲酒運転の防止、運転前後の点呼などです。
選任後は15日以内に公安委員会へ届け出る必要があります。
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車両管理責任者の明示
車両管理責任者とは、社用車を管理する責任者のことです。
安全運転管理者とは以下の点が違います。
- 法律で定められおらず、選任は任意
- 独自の業務内容を決められる
車両管理責任者は日常的な車両の管理やコスト管理など、幅広い業務を担当します。
法律の義務はありませんが、ぜひ選任しておきましょう。
運転者台帳の作成
運転者台帳は、社用車を運転する従業員の情報を一元管理するためのものです。
氏名や免許証の種類、有効期限などを記載します。
出典：貨物自動車運送事業輸送安全規則第九条の五｜e-GOV法令検索
運転者台帳を作成することで、万が一の交通事故の際に迅速な対応ができるほか、法令違反のリスク回避にもつながります。
車両管理台帳の作成
車両管理台帳は、各社用車の詳細情報を記録するためのものです。
以下の内容などを網羅的に記載します。
- 車両の種類
- 登録番号
- 車検日
- 保険加入状況
- 整備履歴
車両管理台帳を作成することで、車両の状況や使用状況を正確に把握でき、適切なメンテナンスや更新計画の策定が可能です。
規程には台帳の作成と管理方法を記載します。
社用車の私的利用について
社用車の私的利用は、企業のリスクを高める可能性があります。
私的利用中の事故やトラブルは、企業の責任問題に発展する可能性があるため、原則として禁止するのが望ましいです。
ただし、特別な事情で私的利用を許可する場合は、事前の申請や許可手続きを明確に定め、適切な管理をおこないましょう。
また、無断での私的利用が発覚した場合の罰則も明示すると、従業員に対する抑止力として機能します。
マイカーの業務使用の取り扱い
従業員がマイカーを業務で使用する場合、企業はリスクを十分に考慮する必要があります。
事故発生時の責任範囲や保険の適用範囲を明確にし、必要に応じて任意保険への加入を義務付けるなどの対策も重要です。
また、マイカー使用の許可基準や手続きも規程内で明示しましょう。
車両の点検・整備
社用車の安全運行を確保するため、定期的な点検・整備は欠かせません。
日常点検整備の実施方法や頻度、整備記録の保存方法などを規程内で定めましょう。
従業員への周知徹底により車両の故障や事故のリスクを低減し、安全な業務運行を維持できます。
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事故発生時の対応
社用車で事故が発生した場合の対応手順を明確に定めておくことで、万が一の際に迅速かつ適切に対応ができます。
事故発生時の報告先や、報告方法、必要な書類の作成、保険会社への連絡手順などを具体的に規程内で示しましょう。
また、事故の費用を誰が負担するかについて明示することも重要です。
責任の所在をはっきりさせることで、トラブルを防げます。
保険の加入条件
適切な補償を受けられるようにするため、社用車に加入する自動車保険の条件を明確にしておきます。
対人・対物賠償や人身傷害、車両保険などの補償内容や保険金額の基準を定めましょう。
また、ドライバーの範囲や年齢条件なども、適切な補償を受けるために重要です。
交通安全教育の実施
交通事故を防ぐには、従業員の安全運転意識が重要です。
いくら規程で定めても、実際に運転する従業員に安全運転の意識がなければ意味がありません。
安全運転意識を高めるためには、定期的な交通安全教育が有効です。
従業員の知識と意識向上により、交通事故のリスクを低減できます。
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規則違反時の罰則
規程に違反した場合の罰則を明確に定めることで、従業員の規則遵守意識を高められます。
違反の種類や程度に応じた具体的な罰則内容を明示しましょう。
罰則については、後ほど詳しく解説します。
社用車の使用規程を違反したときの対応
社用車の使用規程を違反した場合、適切な対応と再発防止が重要です。
以下で詳しく解説します。
違反時の対応を定める
規程に違反した従業員に対する対応を決めておくことが重要です。
対応を定めておくことで、もし違反があったとき、従業員に対して一貫した対応ができます。
具体的な対応内容は、車両管理規定や就業規則に記載しておくようにしましょう。
再発の防止策
使用規程の違反時に最も大切なことは、再発防止です。
違反の再発を防ぐには、違反時の対応だけではなく根本的な原因の分析と改善策の実施が不可欠です。
違反事例を共有したり、交通安全教育を定期的に実施したりして、従業員全体で問題意識を持つようにしましょう。
社用車の使用規程を運用する際の注意点
社用車の使用規程は策定するだけでは不十分です。
以下では適切に運用するための、重要なポイントを解説します。
従業員への周知徹底
社用車の使用規程は策定しただけでは、効果を発揮しません。
従業員全員に規程の内容を理解させ、遵守させることが重要です。
入社時だけではなく、定期的な研修を通じて周知徹底しましょう。
また、いつでも規程を確認できる環境を整えることも効果的です。
定期的な規程の見直し
規程は一度策定したら終わりではありません。
交通法規の改正や業務内容の変化、過去の事故やトラブルの事例を踏まえて、定期的な内容の見直しが必要です。
少なくとも年に1回は見直すことで、現状に即した適切なルールを維持できます。
見直しの際には、安全運転管理者や従業員のフィードバックを反映させることで、より現状に即した運用が可能です。
改定後は変更点を明確にした上で、速やかに全従業員への周知を図りましょう。
まとめ：社用車の使用規程を策定して従業員の安全を守ろう
社用車の使用規程は、従業員の安全と企業のリスクを抑えるための重要なルールです。
適切に策定し運用を徹底すれば、交通事故の防止や適切な車両管理ができます。
策定するだけでなく、従業員への周知徹底や適期的な見直しをおこない、効果的な運用をしましょう。
ただし、交通事故を防ぐには、従業員の交通安全に対する意識が重要です。
『JAF交通安全トレーニング』は継続的に学習できるeラーニング形式で、高い安全意識を維持できます。
ぜひご活用ください。
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