マイナ免許証に対応するための免許証管理システムとは｜エクセル管理は危険？重要性や導入メリットを解説

運転免許証の管理は、企業運営において重要な業務です。

しかし、免許証管理を手作業でおこなうとなると、時間と労力がかかってしまいます。

さらに、マイナ免許証の導入など新たな変化に対応するのも一苦労です。

効率的に免許証管理するなら、免許証管理システムの導入をおすすめします。

本記事では、運転免許証管理の重要性から、管理システム導入のメリット・導入時の注意点まで詳しく解説します。

車両管理システム × 安全運転教育で効果最大化！

免許証管理の重要性

企業が事業活動をおこなう上で、従業員の運転免許証の管理は非常に重要な業務です。

適切な免許証管理は、企業の安全運転義務・法令遵守・リスク管理・従業員の安全確保に直接的に関わるからです。

また、企業が社会的な責任を果たす上で不可欠であり、企業の信頼性を高めることにもつながります。

加えて、免許証管理が適切にできていないと、有効期限切れなどで、従業員が業務に従事できなくなるケースもあるでしょう。

なお、免許証管理が重要なのは業務で自動車を利用する企業だけではありません。

企業によっては立地の都合上、従業員のマイカー通勤率が非常に高いケースは珍しくありません。

免許証管理を従業員の自主性に任せていると、無免許運転などのリスクに対応できず、企業や業務に影響を与える可能性があります。

そのため、業務での自動車利用の有無を問わず、免許証管理は間違いがないよう、正確に実施しなければなりません。

免許証管理を実施する目的

免許証管理は、さまざまなリスクを防止する上で不可欠な業務です。

ここでは、免許証管理をおこなう具体的な目的について解説します。

無免許運転の防止

免許証管理において、無免許運転の防止は重要な目的の一つです。

従業員が運転業務をおこなう際、免許の有効期限や、運転に必要な免許の種類を所持しているかを確認することは企業の責任です。

特に繁忙期に入ると、従業員が免許の更新を失念するケースは珍しくありません。

万が一、従業員が無免許運転をして事故を起こした場合、企業に法的責任を問われるリスクが発生するだけでなく、社会的信用を失う可能性もあります。

事故を起こしていなくても、無免許状態の従業員が社用車の運転やマイカー通勤をしていたような事態になれば、社会的な非難は避けられません。

また、無免許状態になると、従業員が業務ができずに業務の停滞を招く恐れがあります。

運転資格の管理の徹底

運転資格の徹底的な管理も、免許証管理において重要です。

企業は中型免許や大型免許など、業務に必要な運転資格を従業員が所持しているかを確認する必要があります。

免許証管理を徹底することで必要な資格を所持しているかの確認ができ、運転資格のない従業員が業務で運転することを防ぎ、安全な運行を確保できます。

運転資格の管理は、トラックやバスなどのような事業用自動車を利用する企業ほど重要です。

事業の継続に影響する恐れもあるため、管理にミスがないように心がけましょう。

マイナ免許証への対応

2025年3月24日から、マイナンバーカードと運転免許証の一体化、いわゆる「マイナ免許証」が導入されました。

マイナ免許証は、従来の免許証の情報に加えて、ICチップにさまざまな情報が記録される点が特徴です。

当然、免許証管理をおこなう企業は、マイナ免許証の導入にも対応しなければなりません。

一方で、マイナ免許証に対応するには、ICチップを読み取るためのICリーダーやシステムの導入が不可欠です。

そのため、免許証管理のシステム化も検討する必要があります。

免許証管理システムとは

免許証管理システムとは、一般的に、車両管理システムに内包される機能の一つです。

運転免許の有効期限・運転資格・違反歴などをデータ化し、組織全体のコンプライアンス遵守を支援します。

従来の手作業による管理では、どうしても人的ミスが発生し、情報の更新も煩雑になりがちです。

しかし、免許証管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、効率的かつ正確な管理を実現できます。

特に、本格的な運用が開始されたマイナ免許証は、ICチップを利用したより高度な管理が求められます。

免許証管理システムは、このような変化にも柔軟に対応し、企業の安全運転管理体制を強化する上で有用です。

また、免許証情報の台帳化や顧客管理業務の効率化に役立つシステムも存在します。

免許証管理システムを導入するメリット

免許証管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを得られます。

ここでは、免許証管理システムを導入する際に得られる主なメリットを3つご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

一元化による効率的な免許証管理の実現

紙ベースでの免許証管理では、情報が散在しやすく、更新期限の管理や確認作業に手間がかかってしまいます。

免許証管理システムを導入することで、従業員の免許証情報を一元的にデータベース化し、効率的な管理が可能です。

これにより、必要な情報をすぐに検索・確認できるようになり、管理業務にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

また、免許証の情報以外にも、社用車や保険などの情報をスムーズに管理・閲覧できる体制を整えておけば、関連する情報の分散防止も可能です。

ワンストップで管理・閲覧できる体制があることで、事故が発生した際の対応もスムーズになるでしょう。

安全運転管理者や総務の負担軽減

従業員の運転免許証の管理は、安全運転管理者や総務担当者にとって大きな負担です。

特に、従業員数が多い企業では、免許証管理の負担は無視できません。

免許証管理システムを導入することで、これらの担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

免許証管理システムがあれば、以下のような業務のシステム化が可能です。

• 免許証情報の入力・更新作業
• 有効期限の確認作業
• 違反歴の確認作業
• 各種リポートの作成

これらの業務をシステム化することで、担当者はより重要な業務に集中できるようになり、業務効率の向上につながります。

また、担当者の負担を軽減することによって残業を抑制すれば、人件費の削減も可能です。

人件費の削減は企業のコストを減らし、収益の最大化にもつながります。

免許証管理に伴うヒューマンエラーの削減

手作業による免許証管理では、例えば以下のようなヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

• 入力ミス
• 更新漏れ
• 確認漏れ

いずれのヒューマンエラーも、無免許運転や運転資格のない従業員の運転といった重大な違反行為を見逃すことにつながりかねません。

手作業や目視での確認だけでは、すべてのヒューマンエラーを防げません。

免許証管理システムを導入することで、これらのヒューマンエラーを削減し、コンプライアンスの遵守を徹底できます。

免許証管理システムを導入する際の注意点

免許証管理システムは、導入すれば必ず効果を発揮するわけではありません。

導入を検討する際には、以下の点に注意して、自社に最適なシステムを選びましょう。

費用対効果に注意する

免許証管理システムを導入する上で、費用対効果は無視できない要素です。

免許証管理システムの導入には、初期費用や月額費用といったコストが発生します。

いくら優れた機能を持つシステムでも、コストが過剰に発生すると、継続して運用することは困難です。

免許証管理システムを導入するなら、発生する費用とシステム導入によって得られる効果を比較検討し、費用対効果に見合うかどうかを慎重に判断しましょう。

例えば、システム導入によって削減できる人件費や、コンプライアンス違反のリスク軽減効果などを具体的に算出し、費用と比較することが重要です。

昨今は、無料のシステムやリーズナブルな費で利用できるシステムもありますが、機能が限定されていたり、セキュリティ対策が不十分だったりする場合があります。

費用だけでなく、機能やセキュリティ面も考慮して、最適なシステムを選びましょう。

必要な機能を吟味する

免許証管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。

自社に必要な機能を洗い出し、それらの機能が搭載されているシステムを選びましょう。

製品によって搭載されている機能は異なりますが、例えば以下のような機能が考えられます。

マイナ免許証の導入により、ICチップの読み取りなど、新しい確認作業が発生する事態は十分想定されます。

ICチップの読み取りを正確に実施できる機能があれば、マイナ免許証の運用のスムーズな実践が可能です。

なお、必要な機能が搭載されていないシステムを導入してしまうと、結局手作業での管理が必要になり、システム導入の効果が薄れてしまいます。

また、製品によっては後からシステムを追加できるものもありますが、かえってコストが高くなる可能性があるので注意が必要です。

導入前に、各システムの機能を比較検討し、必要な機能がすべて搭載されているかを確認しましょう。

対応デバイスを確認する

免許証管理システムは、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのさまざまなデバイスで利用できるものが増えています。

アクセスする従業員が利用するデバイスに対応しているかを確認しましょう。

特に、運転業務に従事する従業員が現場からシステムにアクセスする機会がある企業では、スマートフォンやタブレットで手軽に免許証情報を確認できるシステムが便利です。

自社の業態や現場での運用に合わせて、適切なデバイスに対応できるものを選びましょう。

なお、免許証管理システムによっては、特定のOSやブラウザにしか対応していない場合があります。

そのため、自社のIT環境に対応しているかどうかも確認しておきましょう。

必ず試用期間を設ける

導入した免許証管理システムを定着させるには、あらかじめ使用感をチェックできる試用期間が不可欠です。

多くの免許証管理システムでは、導入前に試用期間が設けられます。

試用期間を利用して実際にシステムを操作し、使いやすさ・機能・サポート体制などを確認しましょう。

試用期間中に、従業員からのフィードバックを集めることも重要です。

特にITリテラシーが低い企業や、システム化の経験が少ない企業だと、従業員がシステム化についていけず、適切な運用ができないリスクがあります。

そのような状況では、せっかく導入した免許証管理システムが定着しない事態になりかねません。

実際に利用する従業員の意見を取り入れることで、導入後のミスマッチを防止できます。

試用期間中に、疑問点や不明な点があれば、積極的にベンダーに問い合わせましょう。

なお、ベンダーの対応力も、免許証管理システムを選定する上で重要なポイントです。

疑問があったり、トラブルがあったりした際にスムーズに対応できるベンダーなら、経験が少ない企業でも安心してシステムを導入できます。

まとめ：免許証管理システムで効率的な管理を実現しよう

免許証管理は、企業における安全運転の徹底、法令遵守のために不可欠です。

しかし、手作業での管理は煩雑で、ヒューマンエラーによるリスクも伴います。

より効率的かつ正確な免許証管理を目指すなら、免許証管理システムの導入を検討しましょう。

免許証管理システムの導入にあたっては、費用対効果・必要な機能・対応デバイスなどをしっかりと検討し、必ず試用期間を設けて自社の運用に最適なシステムを選びましょう。

免許証管理システムは、企業の安全運転管理体制を強化し、リスクを低減するための有効な手段となります。

車両管理システム × 安全運転教育で効果最大化！