あくまで社用車は業務で利用するのが前提です。
ただし実際には、取引先に向かう途中での寄り道や通勤など、従業員が個人的に車を使うケースもあります。
業務とは関係ない機会に社用車を用いるため、「そもそも社用車の個人使用（私的利用）は認められているのか」「個人使用はどの程度の範囲まで許可すべきか」といった疑問を持つ管理者の方も多いでしょう。
そこで本記事では、社用車の個人使用に関する基礎知識を解説します。
個人使用に伴うリスクやチェックポイントを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
社用車の個人使用は認められる？
結論からいえば、社用車の個人使用は違法ではありません。
基本的に企業の就業規則や車両管理規定によって判断されるため、企業ごとに対応が分かれます。
ただし、本来の目的以外で社用車を使用すると、思わぬリスクが発生する可能性があります。
例えば、社用車を個人使用して交通事故が発生した場合、想定外の法的責任を負わされたり、企業のブランドイメージを毀損したりといった事態も考えられます。
個人使用を認める場合は、適用範囲や責任の所在を明確にすることが重要です。
社用車を個人で使用する際のリスク
社用車の管理者は、社用車の個人使用に伴うリスクを理解しておきましょう。
ここでは、複数のポイントに分けてそのリスクを解説します。
交通事故による法的責任の発生
業務中に加え、業務以外でも社用車を私的使用すると、おのずと車の使用機会が増え、それだけ交通事故に遭う可能性が高まります。
本来、従業員が業務中に交通事故を起こした場合は、企業側と従業員側の双方に責任が問われます。
企業側は使用者責任と運行供用者責任、従業員側は刑事上の責任を負うのが一般的です。
一方、従業員が社用車を個人使用している際に交通事故が発生すると、企業と従業員のどちらが責任を負うべきかという問題が発生します。
従業員が社用車を個人使用していて交通事故を起こした場合、民法における使用者責任（第七百十五条）と、自動車損害賠償保障法の運行供用者責任（第三条）が判断基準となります。
企業側にいずれかの責任があると判断されれば、従業員だけでなく企業も責任を負わなければなりません。
社用車を個人使用する場合は、企業の法的責任の発生リスクがあることを理解しておきましょう。
事後処理による労力の増大や財務状況の悪化
従業員が交通事故を起こした場合、企業側では以下のような対応が必要です。
- 従業員から事故状況に関する報告を受け、現場での対応を指示する
- 従業員が怪我をしている場合は現場に出向いて状況を確認する
- 保険会社に連絡して事故状況や損壊物の有無などを伝える
- 交通事故証明書を発行する
- 従業員に事故報告書の提出を求める
- 従業員に対するケアや指導を実施する
事故が起きた際は、従業員や周囲の人々の安全を確保することが最優先です。
社用車の個人使用によって事故のリスクが高まり交通事故が発生した結果、さまざまなコストが発生することも想定しておく必要があります。
また、社用車を個人使用していた場合、保険が適用されない可能性がある点にも注意しましょう。
企業のブランドイメージの悪化
社用車には企業名やロゴが記載されているケースも珍しくありません。
そのため、社用車を使用する機会が増えるほど、交通事故に遭う可能性とともに、企業のブランドイメージを毀損するリスクが高まります。
交通事故が起きてしまうと、企業の信用失墜につながることもあるでしょう。
また、交通事故にはならなくても、ブランドイメージを損ねることも考えられます。
事故を起こしかねない危険運転や、運転中のスマートフォンの操作といった姿を撮影されSNSなどで拡散されると、会社のイメージが悪くなってしまいます。
社用車は企業の顔だという意識を従業員に根付かせることが重要です。
盗難のリスク
社用車を個人使用する際は、商業施設や自宅、路上など、さまざまな場所に車を駐車します。
このような場所は企業の専用駐車場に比べ、セキュリティリスクを自社でコントロールするのが難しく、盗難対策が十分に整っていないケースもあります。
そのため、車の盗難リスクが高まってしまう点に注意が必要です。
また、車自体は無事でも、車内の物が盗まれてしまう可能性もあります。
機密書類やパソコンなどが盗まれれば、重大なセキュリティトラブルに発展するケースも考えられます。
車両盗難の手口は年々多様化しています。
発生リスクそのものを抑制するためにも、個人使用の範囲を限定することが肝要です。
本来不要なはずの費用の負担
業務中に立ち寄る必要のない場所に出向く、あるいは休日に社用車を利用するといったケースでは、本来不要なはずの業務外のガソリン代を企業側が負担することとなります。
また、社用車の使用機会が増えるほど、車両本体の劣化が加速し、メンテナンスコストがかさばることも考えられるでしょう。
想定外の出費が増えると、その内容把握や会計処理に手間がかかり、業務効率を阻害しかねません。
事前に個人使用の範囲を決めておくことで、増加するであろうコストを予測しやすくなるので、財務管理にも有用です。
社用車の個人使用に該当するケース
社用車の適切な利用範囲を定めるには、個人使用に該当するケースを明確にすることが重要です。
以下の内容を参考に代表的なケースを押さえましょう。
寄り道
寄り道で社用車を利用する場合は判断が難しいものの、以下のようなケースが個人使用に該当することがあります。
- 業務時間中であるにもかかわらず、取引先へと向かう途中でコンビニに車を停め、長時間アイドリングで休憩した
- 商談までにある程度の時間があったため、私的な買い物のために商業施設を訪れた
- ルート営業中に、私用を済ますために遠回りのルートを選択した
長時間、特定の場所に停車させていると盗難のリスクが高まります。
車中で休憩する場合でも、アイドリングしているだけでガソリンを消費するため、コスト増につながるのも難点です。
休日利用
企業によっては、プライベートでの社用車の利用を認めているケースもあります。
代表的なパターンは以下のとおりです。
- 家族で旅行するために社用車を利用
- 単身赴任先から帰省する際に社用車を利用
このような場合は、走り慣れない場所で運転する機会が多くなり、おのずと事故の危険性が高まります。
引っ越し
積載量の大きい社用車を利用している場合、従業員の引っ越しに社用車を活用するケースもあります。
特に転勤の多い職場では、大型バンなどを使用すると引っ越し費用を抑えられるのが利点です。
しかし、休日利用の際と同様、引っ越し先の不慣れな場所で運転すると、事故のリスクが高まります。
社用車を個人使用する際のチェックポイント
社用車の個人使用はさまざまなシーンが想定されるため、ルール無しで管理・把握することは難しいです。
そのため、企業として社用車の個人使用を認める場合は、規定を設けましょう。
特定の利用範囲を定め、従業員の働き方に応じて柔軟に対処するのが現実的だと言えるでしょう。
しかし、基準があいまいであれば、先に挙げた交通事故や盗難などのリスクが高まってしまうため、以下のようなポイントを押さえて適切な管理をおこなうことが重要です。
社用車の個人使用が可能な範囲を設定する
社用車を利用する際は、従業員が個人的に車を使う制限範囲を設けましょう。
ただし、外出中のわずかな休憩も許さないような、あまりにも厳格なルールを設定すると、かえって従業員にストレスを与える可能性があります。
そのため、従業員の働きやすさも考慮に入れつつ、個人使用を許可する範囲と、禁止する範囲の両面から基準を設定すると良いでしょう。
個人使用におけるリスクや責任範囲を明確にする
個人使用の許可範囲内で社用車を利用する場合でも、事故やトラブルが発生するリスクはあります。
そのため、個人使用におけるリスクの周知徹底が必要です。
実際に車を運転する従業員が、事前にリスクを想定できれば、危険運転の抑制や駐車位置の適正な判断などにつながります。
また、事故やトラブルが起きた際の責任範囲を明確にしましょう。
事故発生時の現場担当者の対応方法や、管理者の対応範囲が明確になると、不測のトラブルでも落ち着いて対処が可能です。
個人使用時の費用に関する規定を設ける
従業員が個人的に社用車を使用する際は、費用の負担に関する規定が必要です。
規定を設ける際は、個人使用のパターンに応じて負担範囲を決めると良いでしょう。
例えば、休日に社用車を使用する際、ガソリン代や駐車場代などの費目に加え、企業と従業員の負担割合を決めるのがおすすめです。
明確な規定があれば、その都度社内で話し合う必要がなくなります。
従業員個別の通勤ルートを決めておく
通勤時に社用車を利用する場合、特定の通勤ルートを設定するのも方法の一つです。
勤め先までの道のりが長い、あるいは市街地のようなケースでは、ルートが複雑になり、事故に遭う危険性が高まります。
また、従業員の判断で遠回りをした結果、ガソリン代の負担が大きくなる可能性もあります。
そのため、企業側で最も安全性が高いと思われるルートや、勤め先までの最短ルートを指定しましょう。
ルートを設定する際は、従業員側の意見もヒアリングすることが大切です。
個人使用時は情報を記録する
社用車の業務での使用と個人使用を適切に管理するには、情報を記録するのも一案です。
個人使用が可能な範囲が広い、または社用車の数が多い組織では、車両管理が煩雑化し、業務効率を阻害する可能性があるためです。
特に、管理者が把握しにくい車の走行距離やルート、休憩時間などの情報を記録させると良いでしょう。
ただし、あまりにも細かい情報を求めすぎると、従業員の負担が大きくなります。
記録方法として、走行ルートを記録できるドライブレコーダーを活用するのもおすすめです。
管理者と従業員同士でよく意見を擦り合わせ、記録しやすい方法を決めましょう。
適切な社用車の運用には従業員への安全運転教育も重要
社用車の個人使用の機会が増えると、事故に巻き込まれるリスクが高まります。
また、危険な運転は、企業のブランドイメージを低下させる要因になりかねません。
そのため、個人使用に関するルール設定とともに、従業員に対する安全運転教育をおこなうことが重要です。
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企業ドライバーとしての心構えや、交通事故削減に向けたノウハウなど、体系的な知識を習得できるのが特徴です。
日々の学習により、組織全体で交通安全に対する意識が高まれば、社用車の個人使用におけるリスクを最小限に抑えられます。
まとめ：管理を徹底し社用車の個人使用におけるリスクを抑えよう
従業員が個人的に社用車を使用すると、事故やトラブル、ブランドイメージの毀損など、さまざまなリスクが発生します。
社用車の個人使用を認める場合は、許可する範囲と禁止する範囲を明確にすることが大切です。
また、従業員に対するリスクの周知徹底や、安全運転教育も欠かせません。
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