社用車はGPSで管理すべき?搭載するメリットや導入の注意点を解説

近年、GPSはさまざまな場面で活用されるようになりました。

企業でも、安全運転の意識向上や業務改善につながることから、社用車にGPSを搭載することに関心が高まっています。

しかし「社用車にGPSを搭載する具体的なメリットを知りたい」「GPS搭載することによる法的問題やプライバシーへの配慮について知りたい」という声も少なくありません。

本記事では、社用車管理にGPSを導入するメリットや注意点、選び方について詳しく解説していきます。

GPSの導入を検討している企業や管理者は、ぜひ参考にしてください。

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社用車にGPSは必要?搭載するとできること

GPSは「Global Positioning System」の頭文字を取ったもので、全地球測位システムと訳されています。

地球を周回する複数の人工衛星から発信される電波を受信することで、高精度で現在位置を特定することが可能です。

社用車にGPSを搭載するとわかることについて紹介します。

リアルタイムで車両の位置が把握できる

GPSで取得したデータを活用した運行管理システムを活用すると、社用車が現在どこを移動しているのか、どのような経路を走っているのかを把握できます。

管理者はオフィスなどの遠隔地からでも、パソコン上で社用車の位置情報をリアルタイムで把握でき、従業員に指示を伝えることも可能です。

GPS機能が搭載された車両管理システムであれば、走行ルート履歴も確認できるため、社用車の効率的な運用が実現します。

従業員が無駄な迂回や私的利用がないかをチェックでき、行動監視にも活用可能です。

危険運転をデータで残せる

GPS機能が搭載されたドライブレコーダーなら、運転時の映像が保存された位置情報を取得することが可能です。

あおり運転や飲酒運転など危険運転が発生した場合でも、ドライブレコーダーの映像が確たる証拠となります。

ドライブレコーダーに蓄積された映像は、社内教育のデータとしても活用できます。

安全運転診断機能や従業員の運転傾向をデータにより可視化することで、管理者は従業員への安全運転指導に活かすことが可能です。

社用車管理にGPSを搭載するメリット

社用車管理にGPSを導入するメリットは多岐にわたります。

安全運転への意識向上やコスト削減、業務効率化などさまざまです。

ここからは、社用車管理にGPSを導入するメリットについて詳しく解説します。

安全運転への意識が向上する

社用車にGPSが内蔵されたドライブレコーダーを搭載することで、従業員の安全運転への意識が高まります。

従業員は運転行動を録画されている、見られていると感じ、抑止力が働くからです。

また、運転行動が可視化できれば、従業員は自身の運転スタイルを客観的に把握できるため、事故リスクの低減につながります。

ガソリン代などの経費が削減できる

GPS機能が搭載された車両管理システムで車両の走行ルートや距離を記録することで、無駄のない最短経路の設定が可能です。

経路の最適化により、ガソリン代の節約などコストカットにつながります。

安全運転の促進によって事故が減少すれば、修理代や保険料の削減も期待できます。

業務の生産性が高まる

GPS搭載の運行管理システムによる正確な位置情報と運転状況の把握により、営業活動の効率化が期待できます。

走行データを分析して効率的な経路を選択することで、営業活動に充てる時間が増え、生産性の向上につながります。

従業員の位置情報を把握できれば、客先へ緊急で訪問する必要があるときに、最寄りの従業員に指示を出すことも可能です。

スピーディな対応によって顧客満足度が向上し、売上アップにもつながるでしょう。

社用車の管理が簡素化される

GPS搭載の運行管理システムは、車両ステータスなどを常時モニタリングできるため、社用車の一元管理が容易になります。

社用車を多数使用している企業では、車両の維持管理は大きな負担になっているかもしれません。

GPS搭載の運行管理システムなら、車両の稼働状況がデータで把握できるため、余剰車両の有無を確認し、台数の適正化が可能です。

車両管理システムの中には、走行距離に応じて次回の車検や定期点検整備の時期を自動的に通知してくれる機能もあります。

車検切れや法定点検漏れのリスクが低減でき、従業員の手作業による報告漏れなども防げるため、車両管理業務の効率化と精度向上につながるでしょう。

災害や事故発生時に安否確認ができる

GPS搭載の運行管理システムで社用車の位置情報を把握できれば、大規模な災害や事故発生時に従業員の安否確認が迅速におこなえます。

事故発生時もGPS経由で事故発生場所をすぐに特定ができ、速やかに対応が可能です。

万が一、従業員と連絡が取れなくなった場合でも、位置がわかれば的確な対処ができます。

GPSの搭載は、従業員の安否確認と事業の継続性確保の両面で大きな役割を果たします。

従業員の勤怠管理がしやすくなる

GPSで取得したデータを活用した運行管理システムで社用車の位置情報を把握できれば、従業員の勤怠管理に手間がかかりません。

出退勤の時刻や訪問先、移動経路などがわかるため、業務の稼働状況確認や長時間の私用外出をチェックできます。

さらにGPSと勤怠システムを連携させれば、出張時の直行直帰を考慮した自動打刻などもでき、効率的な勤怠管理が可能です。

社用車管理にGPS搭載するときの注意点

GPSを活用した社用車の管理には多くのメリットがありますが、注意すべきポイントも存在します。

GPSによって従業員の位置情報などが把握できるため、プライバシーの問題が指摘されるかもしれません。

また、通信費用などのランニングコストがかかるので、費用対効果を十分に検討することが求められます。

ここからは、具体的な注意点を確認していきましょう。

導入目的を明確にする

GPSの導入効果を発揮するためにも、導入する本来の目的を明確化することが重要です。

GPSの導入目的には、安全性向上や業務効率化、運用コスト削減、管理作業の簡素化などがあります。

導入することでどのような効果を期待し、どのような目標を達成したいのかを事前に明確にしておくことで、GPS活用の最適化につながります。

従業員に十分な説明をおこなう

従業員には、GPSの導入理由やメリットを丁寧に説明することが重要です。

説明が不十分だと、従業員は「会社に監視されている」などの不信感を持ち、モチベーションの低下や反発を招く恐れがあります。

従業員の疑問や不安に対して真摯に対応し、コミュニケーションを密に取ることも大切です。

GPS導入により業務効率化や安全運転の促進、事故時の安否確認が可能になることなどをきちんと説明すれば、従業員の理解は得やすくなるでしょう。

プライバシー保護対策を講じる

社用車へのGPS搭載は、業務上の必要性から導入されるものですが、従業員のプライバシーを侵害しないように細心の注意を払う必要があります。

企業にはGPSデータの取り扱いについて、適切な規程を定め、従業員にも情報の取得範囲と利用目的を周知徹底することが求められます。

プライバシー侵害が発生すると、法的トラブルに発展する恐れもあり、企業イメージの低下にもつながりかねません。

プライバシーの侵害に気を付けつつ、適切に管理することが重要です。

運用ルールを定める

GPS導入の際に、運用に関するルールを明確に定めることが重要です。

例えば、GPS情報の収集範囲や目的外利用の禁止、データ管理方法など適切な運用を担保するルールを整備する必要があります。

また、GPS情報が残業代請求の根拠とならないよう、労働時間との切り分けを明確にしておきましょう。

従業員が「GPSで位置情報を管理されている時間=業務時間」と主張することも可能だからです。

しかし、従業員の行動をあまりに細かくチェックしすぎると、従業員のモチベーションダウンにつながるかもしれません。

運用ルールを従業員に周知徹底し、運用の透明性と公平性を確保することが大切です。

従業員の理解と協力を得てトラブルを防止し、GPSを適切に活用しましょう。

コストを比較検討する

GPS搭載には一定のコストがかかることから、その費用対効果を十分検討する必要があります。

初期費用だけでなく、月々の運用費用も含めて総合的に検討し、自社に最適なシステムを選択しましょう。

一方でGPSを導入すると、経路の最適化によるガソリン代や、事故リスクの低下による保険料・修理費用が抑えられるなどのメリットがあります。

GPS導入に伴うコストと導入効果を比較検討し、総合的に判断することが重要です。

社用車に搭載するGPSの選び方

社用車管理に活用できるGPSは、複数の種類があります。

しかし「どの製品を導入すれば良いかわからない」と頭を悩ませているかもしれません。

以下の選定ポイントを確認してみましょう。

社用車に搭載するGPSの選定ポイントについて紹介します。

高精度なGPSかどうか

GPSの精度は車両管理の効率性に大きく影響するため、高精度なGPSを選ぶことが重要です。

精度の低いGPSでは誤検知が発生する可能性があり、正確な位置把握ができないかもしれません。

誤検知が生じれば、適切な車両管理が困難になり、かえって業務効率が低下してしまいます。

業務効率化のためには、精度の高いGPS機器を選びましょう。

取り付けやすいか

GPS付車両管理システムのサイズやデザインも考慮しましょう。

大きな機器は視界を遮り、運転の妨げになるかもしれません。

簡単に取り付けられる機器を選べば、導入時の1回だけでなく車両の入れ替えなどでGPSを付け替えるときにも、設置作業の手間が省けます。

複雑な工事も不要で、シガーソケットから電源を取れるタイプもあります。

リアルタイムでの追跡ができるか

GPSにはリアルタイム型と記録型の2種類あり、社用車管理にはリアルタイム型のGPSを選ぶと良いでしょう。

リアルタイム型のGPSは衛星からの信号をリアルタイムに受信し、車両の現在位置を常に把握できるため、業務の進捗管理などに適しています。

またリアルタイム型は、機種によって位置情報の更新頻度が異なるので注意しましょう。

位置情報の更新頻度が高い機種を選ぶと、より詳細な移動状況を把握できます。

一方で、記録型GPSは詳細な管理はできませんが、日報的な使い方ができるなど、コストをかけずにシンプルな使い方をしたい場合に役立ちます。

まとめ:社用車にGPSを搭載することで効率的に管理ができる

社用車の適切な管理は、企業にとって重要な責務です。

GPSが内蔵されたドライブレコーダーや運行管理システムを活用すれば、社用車の現在位置や移動経路、運転行動などのデータを詳細に記録・分析できます。

一人ひとりの従業員に運転データをフィードバックすれば、運転の癖や課題を自覚でき、安全運転への意識を高められます。

GPSを活用した実効性のある対策で事故のリスクを抑え、安全運転を従業員に徹底させましょう。

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