車両管理台帳とは？必要な項目や運用方法・テンプレートを紹介

車両管理台帳は、企業が保有する社用車の情報を漏れなく記録し、必要に応じてすぐに取り出せるように一元管理するためのものです。

車両の適切な管理に役立ちますが「台帳の目的や、どのように作成・運用したら良いかがわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、車両管理台帳を作成する目的や作成時に入れるべき項目、運用方法などについて解説します。

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車両管理台帳とは

車両管理台帳は、企業が使用している車両の使用状況、車両情報、保険の加入状況や期限などを一元管理するものです。

企業が保有する社用車の運行状況やメンテナンス状況、保険期限などを漏れなく記録することで、リスクを抑えた適切な車両管理・運用が可能となります。

社用車を使用する企業は、運転者や車両の安全を守る義務が課されており、多くの企業では、車両管理規程に車両管理台帳の作成が定められています。

車両管理台帳を作成する目的

車両管理台帳を作成する目的は、大きく分けて「リスク管理」「コスト管理」の2つです。

以下に、それぞれについて詳しく解説します。

リスク管理のため

車両管理台帳を作成する目的の一つは、リスク管理のためです。

業務として車両を運用する以上、人命を守り安全に運用しなければなりません。

車両管理台帳を運用し車両を適切に管理することで、車両の安全性を高めるとともに、万が一事故が発生した場合でも迅速かつ適切な対応が可能です。

また、社用車で事故が発生した場合、社会的信用の低下にもつながります。

一つの事故で企業イメージが大幅に低下することも珍しくはないため、車両管理台帳によるリスク管理はより重要性を増しています。

コスト管理のため

コスト管理が容易になる点も車両管理台帳を作成する目的の一つです。

社用車の運用には、以下のようなさまざまなコストが発生します。

• 燃料代
• 高速代
• 駐車場代
• メンテナンス費用
• 保険料・税金

車両管理台帳を作成しコストを可視化することで、より適切なコスト管理ができるようになります。

車両管理台帳に記載する項目

車両管理台帳に記載する項目を大きく分けると「車両を特定するための項目」「車両状況を把握するための項目」「保険にかかわる項目」の3つです。

以下で、それぞれについて詳しく解説しますので、車両管理台帳を作成する際の参考にしてください。

車両を特定するための項目

同じタイプの社用車を同時に運用する企業では、各車両を特定できるようにしておかなければ、車検やリース更新などの際に大きな手間が生じます。

車両の特定に用いられる主な項目は以下の通りです。

普段から車両管理台帳によって管理できていれば、必要な時にすぐに車両を特定できるため迅速かつ適切な対応が可能です。

いざという時に困らないためにも、車両を特定する項目は入れておきましょう。

車両の状況を把握するための項目

車両の状況を把握するための項目は、主に以下の3つに分けられます。

• 車検・整備状況にかかわる項目
• 修理・事故状況にかかわる項目
• 使用者・管理者にかかわる項目

各項目の具体的な内容は以下の通りです。

車検・整備状況にかかわる主な項目

修理・事故状況にかかわる主な項目

使用にかかわる主な項目

第三者が見てもすぐに状況を把握できるように項目を設定すると良いでしょう。

車両の保険にかかわる項目

車両保険にかかわる項目を設定する際は、自賠責・任意保険それぞれに項目を設定しましょう。

車両管理台帳の運用方法

車両管理台帳の運用方法は、Excelや専用のシステムを利用した方法などがあります。

それぞれの方法には、メリット・デメリットがあるため、社用車の保有台数や運用状況を考慮して、自社に最適な方法を選ぶと良いでしょう。

Excel・Googleスプレッドシートによる運用

一つ目は、ExcelやGoogleスプレッドシートによる運用です。

メリットには以下が挙げられます。

• リアルタイムで更新・共有が可能
• 普及しているツールのため導入時の設備・教育コストがあまりかからない
• 簡単な集計や分析が可能

一方で、ネット環境によって使用が制限される、詳細な分析・集計をするためには一定のスキルが必要、などのデメリットもあります。

基本的な管理と簡単な分析・集計ができれば良い企業にはおすすめの運用方法です。

システム・ツールによる運用

二つ目は、専用のシステム・ツールを使用した運用方法です。

専用のシステム・ツールによる運用には以下のメリットがあります。

• 豊富な機能によって効率的な運用・管理・分析が可能
• ツールによっては遠隔地での利用・共有が可能
• セキュリティが充実しているものが多い

デメリットとしては、初期費用やランニングコストが発生する、導入時に使用方法などを教育する必要がある、などがあります。

システムによる管理は便利な反面、少なくない設備・教育コストが発生するため、コストや利便性のバランスを考えた上で導入するようにしましょう。

適切な車両管理には従業員への安全運転教育も重要

車両管理台帳によって車両の管理ができていても、従業員の安全運転意識が低ければ事故リスクは減らせません。

そのため、交通事故によるリスクを抑え、適切な車両管理をおこなうためにも、定期的に従業員へ安全運転教育を実施することが必要です。

しかし、労働時間や勤務地などの理由から、すべての従業員に教育をおこなうことが難しいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

定期的な安全運転教育に課題を抱えている企業には、eラーニングシステム「JAF交通安全トレーニング」がおすすめです。

JAF交通安全トレーニングでは、スマートフォンやタブレットなどを通して場所や時間を気にせず学習ができるため、集合研修のように従業員を一か所に集める必要がありません。

また、管理者機能によって誰がどこまで学習したのかすぐに把握できるため、効率的な管理が可能です。

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車両管理台帳作成に関する疑問

車両管理台帳を作成するにあたって、疑問を感じやすい項目を解説します。

車両管理台帳の必要性

車両管理台帳の作成は、国によって定められた義務ではありません。

しかし、社用車を運用する企業には、業務上発生した損害賠償責任を負う「使用者責任」や点検整備をおこなう義務などが国によって定められています。

国からの責任や義務を果たし、安全を確保するためには、車両管理台帳の作成・運用は不可欠と言えるでしょう。

車両管理台帳の保存期間

車両管理台帳の保存期間に明確な決まりはなく、各企業で自由に決めることが可能ですが、最低でも1年間は保存しておくと良いでしょう。

警察では、運送事業輸送安全規則に基づき、車両管理台帳を1年間保管するように指導しています。

また、車両管理台帳には運転手管理も含まれることから、労働基準法の視点で3年間の保存が必要と見ることもできます。（労働基準法 第百九条,第百四十三条）

以上のことから、保存期間の判断が難しい場合は、車両を手放す際まで保存しておくと良いでしょう。

車両管理台帳の管理者

車両管理台帳の管理は、車両管理責任者もしくは安全運転管理者がおこないます。

車両管理台帳は、車両の使用状況や車両情報、保険の加入状況などを一元管理するものです。

そのため、多くの場合、企業が保有する車両の運用や管理を主な業務とする車両管理責任者が担います。

また、企業に車両管理責任者がいない場合は安全運転管理者が管理を行うこともあります。

車両管理台帳のテンプレート

車両管理台帳に特に決まった形はなく、必要な項目が記載されていれば書式や運用方法は、各企業で決めることが可能です。

しかし、何もない状態で最初から作成するのは簡単ではないため、以下に車両管理台帳のテンプレートをいくつか紹介します。

テンプレートをそのまま使用しても問題ありませんが、もし不便を感じるようであれば、自社に適した内容に変更して使用すると良いでしょう。

まとめ：車両管理台帳を活用して適切な車両管理を実施しよう

車両管理台帳は、企業が保有する社用車の情報を漏れなく記録し、必要に応じてすぐに取り出せるように一元管理するためのツールです。

作成することによって、車両の安全性の向上やコスト管理の効率化などの効果が得られます。

何もない状態からの車両管理台帳を作成するのは簡単ではないため、まず紹介しているテンプレートを使って運用をおこない、必要に応じて項目の追加や削除をおこなうと良いでしょう。

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